報告書の書き方

報告書の書き方について、必要以上に意識し、良い文章を書かなければならないと肩に力が入ってしまうと、ますます報告書への苦手意識が高まってしまいます。よい報告書の書き方を考える時には、読み手にわかりやすい報告書はどういう書き方をすればいいだろうと考えるとよいでしょう。

報告書に求められるのは素晴らしい文章ではなく、読み手にわかりやすい文章です。分かりやすい文章の書き方に気をつけるようにすればよいのです。

分かりやすい報告書を書くには、書き始める前に書きたいことがきちんと整理することが大切です。文章を書くまえに、メモを利用してアウトラインをしっかりと整頓することが、よい報告書の書き方の第一歩です。

さらに、読みやすい報告書を書くには、ひとつの文は出来る限り短くし、ひとつの文章にはひとつの内容を盛りこむようにします。また、主語と述語の間はなるべく短くする、逆説の「が」や読点を多用せず代わりに句点を入れる、などを工夫すると分かりやすい報告書になります。箇条書きを使うことができれば、なおすっきりと分かりやすくなるでしょう。

段落を効果的に利用することでもより読みやすい文章になります。意味の上でひとまとまりになるところや、４〜５行、150〜250文字程度のところで段落を分けます。接続詞の乱用にも注意をしましょう。案外、接続詞がなくても意味が通り、すっきりとした文章になるものです。

細かい言葉の使い方に気をつけると、さらに文章のレベルが上がります。社内文書は、前文を除いて常体「〜だ。〜である。」を使う、敬体と常体を混ぜて書かない、同じ言葉の繰り返しを避ける、二重否定や複雑な表現を避ける、「かなり」や「大幅に」などの程度を表す言葉の代わりに出来る限り具体的な数値を示す、「やっぱり」や「ちょっと」などのようなくだけた口語表現を使わないことを心がけましょう。

苦心して報告書が出来上がった後でも必ずすべきことがあります。提出前に報告書を読み返しましょう。一度は文章を推敲するために、一度は誤字脱字や構成や内容の誤りがないかどうか点検するために、出来れば数日の間をあけ、より客観的な視点でチェックしてみましょう