報告書 書き方

研修報告書は、研修やセミナーなどに出席した際に提出する報告書です。どのような研修であったのかを箇条書きで、一目でわかるように書きましょう。

研修報告書の組み立ては、タイトル「○○講座を受講して」「□□研修に参加して」などに続いて、受講講座やセミナーの行われた日時、場所、講師名などの情報、その概要となります。最後に、参加した感想を述べますが、研修に参加して身についた点や、気が付いたことはなるべく具体的に書きましょう。

さらに、学んだことが今後、自部署や自社でどのように生かすことができるか、今後の業務につながる考察を述べて結びとします。

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平成19年5月29日
営業部長　城島健次郎殿
営業第2グループ　片岡正一　印

このたび、標記の研修に参加いたしましたので報告いたします。

１． 日時　平成19年5月26日午前　午前9時〜午後4時
２． 場所　本社7階　大会議室
３． 参加人員　平成19年度入社の販売員36名
４． 内容　・基本的接客話法
・ 商品取り扱いの基礎知識
・ 接客シミュレーション実技演習
・ 質疑応答
５． 感想　接客シミュレーションでは、研修で学んだ接客話法を実践するだけでなく、お客様の視点から売り場及び販売員を見ることの大切さを実感しました。・・・実際の売り場では、研修で得た知識を十分に活かすことができるように努めたいと思います。

以上

事故報告書の書き方について調べてみました。

事故報告は緊急を要するものです。そのため、事故報告書を書く際には、提出するタイミングを逃さないということを頭においておきましょう。

事故報告書には、事故の日時、場所、発生状況、原因、その後の処理を明確に書きます。さらに、事故調査の経過と所見、事故の再発防止への具体的な策を記しましょう。

その上で、今後の事故対策への資料として生かすためにも、事故の詳細なデータや資料を添えるといいでしょう。

他の報告書と同じく、事故報告書も、職種や会社、部署により、決まった書き方やフォーマットが用意されているかもしれません。決まった形のない場合には、以下の文書を参考にしてみてください。

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平成19年2月15日

総務部長　増川良平殿
資材課　二ノ宮満彦　印

業務災害報告書

昨日発生した事故について、下記の通り報告します。

１． 日時　2月14日（火）午後4時ごろ
２． 場所　1階社員用入り口
３． 被災者名　堂上美香子
４． 傷害　左足首捻挫（全治３週間）
５． 受信した医療機関　慶正会総合病院
６． 状況　同社員が工具を搬入中、社員用入り口で転倒
７． 原因　開け放したドアから雨が吹き込み、フロアが滑りやすい状態になっていたため。
８． 対策　・社員用入り口のドアは、必ず閉めるように徹底する。
・ 毎日の清掃巡回チェック表に、フロア点検の項目を付け加える。

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事故が発生した場合には、タイミングを逃さず、早めに報告することが大切です。その際、事故の発生状況は、できるだけ具体的に描写しましょう。

出張報告書の書き方についてですが、出張から帰ってからだけでなく、出張に行く前から出張計画書を作成しておいたり、出張中に会った人と話した内容や相手の反応などをメモしたり、出張中にかかった交通費、宿泊費などの領収書を管理しておくなどに気を付けておくと、出張報告書を作成するときに非常に役に立ち、出張報告書の書き方に悩むことも少なくなりますね。

出張報告書は、出張先での行動を時系列に記していくと分かりやすい報告書になりますが、出張計画書に出張先でのスケジュールを書いておけば、計画通りの行動したとき、その通りに書けばよいので、スムーズに出張報告書を書くことができます。。

出張報告書には、出張先の行動のほか、出張の目的や訪問先企業の名前、出張の日時、同行者がいた場合には、出張同行者の氏名や役職なども明確に記載しておきます。同行者の関連会社の人や訪問先の企業の人の氏名や役職が分からなくならないよう、名刺交換をしたら名刺をきちんと保管しておくことも当然大切です。

出張したからこそ分かった最新情報を盛り込んだ出張報告書を作成できればいいですね。出張中に話し合ったこと、知ったことなど、うっかり忘れることのないよう、出張の間にメモをしておくといいですね。

報告書の書き方について、必要以上に意識し、良い文章を書かなければならないと肩に力が入ってしまうと、ますます報告書への苦手意識が高まってしまいます。よい報告書の書き方を考える時には、読み手にわかりやすい報告書はどういう書き方をすればいいだろうと考えるとよいでしょう。

報告書に求められるのは素晴らしい文章ではなく、読み手にわかりやすい文章です。分かりやすい文章の書き方に気をつけるようにすればよいのです。

分かりやすい報告書を書くには、書き始める前に書きたいことがきちんと整理することが大切です。文章を書くまえに、メモを利用してアウトラインをしっかりと整頓することが、よい報告書の書き方の第一歩です。

さらに、読みやすい報告書を書くには、ひとつの文は出来る限り短くし、ひとつの文章にはひとつの内容を盛りこむようにします。また、主語と述語の間はなるべく短くする、逆説の「が」や読点を多用せず代わりに句点を入れる、などを工夫すると分かりやすい報告書になります。箇条書きを使うことができれば、なおすっきりと分かりやすくなるでしょう。

段落を効果的に利用することでもより読みやすい文章になります。意味の上でひとまとまりになるところや、４〜５行、150〜250文字程度のところで段落を分けます。接続詞の乱用にも注意をしましょう。案外、接続詞がなくても意味が通り、すっきりとした文章になるものです。

細かい言葉の使い方に気をつけると、さらに文章のレベルが上がります。社内文書は、前文を除いて常体「〜だ。〜である。」を使う、敬体と常体を混ぜて書かない、同じ言葉の繰り返しを避ける、二重否定や複雑な表現を避ける、「かなり」や「大幅に」などの程度を表す言葉の代わりに出来る限り具体的な数値を示す、「やっぱり」や「ちょっと」などのようなくだけた口語表現を使わないことを心がけましょう。

苦心して報告書が出来上がった後でも必ずすべきことがあります。提出前に報告書を読み返しましょう。一度は文章を推敲するために、一度は誤字脱字や構成や内容の誤りがないかどうか点検するために、出来れば数日の間をあけ、より客観的な視点でチェックしてみましょう

出張報告書

出張報告書について調べてみました。

出張報告書は、出張した際に上司や会社に提出される業務結果報告書です。書かれる内容は、出張の日時、目的、出張先、内容、所感などです。

この出張の目的が何であるかをしっかりとつかんだ上で、無駄を省いて、箇条書きを用い、簡潔に用件に沿った結果を導き出すことを心がけましょう。目的が十分に達成できなかった場合には、その原因と経緯、問題点なども記します。

最後の、出張の結果に対する意見や今後の見通しを述べましょう。出張報告書の中でデータを示す場合には、具体的な数字をあげるようにします。


＜出張報告書の例文＞
　
平成18年8月28日
営業部長
遠藤健司殿

営業第2グループ
村井明　印

出張報告書

１． 目的
東阪神地区における、当社主力商品「薄型ハイビジョンテレビ」の需要調査

２． 出張先
川西、宝塚、伊丹、尼崎市

３． 期間
平成18年8月21日（月）〜24日（木）

４． 内容
・東阪神地区の民力度は、大企業の本店が占める割合が全体の○％と高く、交通網も成熟しており経済的にも高いレベルにある。
・ 人口構造は男性○○人、女性△△人。世帯数は□□で、サラリーマン世帯が８割を超える。
・ 先進的な文化や風土の伝統を持ちつつ、歴史に育まれた行事も大切にし、柔軟性がみられる。
・ 宣伝媒体のシェアは、新聞△％、テレビ○％、雑誌□％、その他☆％である。

５． 所感
中堅都市としての規模や、柔軟な発想を持ち、流行を敏感に取り入れる風土や文化を総合して、「薄型ハイビジョンテレビ」に対する支持は大きいものと確信する。

以上